Erfolgreiches und wirksames Qualitätsmanagement

Unternehmen von heute müssen nicht nur global aufgestellt sein, sie müssen auch mit einer immer größeren Konkurrenz rechnen. Wer heute erfolgreich sein will, der muss auf der Höhe der Zeit sein und darf sich keine Fehler erlauben, denn schon der kleinste Fehler kann einen gravierenden Nachteil im Wettbewerb bedeuten. Damit das nicht passiert, gibt es das sogenannte Qualitätsmanagement, mit dem sichergestellt wird, dass bei den Arbeitsabläufen in einem Unternehmen ein immer gleich guter Standard eingehalten wird. Das kann aber nur funktionieren, wenn die Mitarbeiter keine Fehler machen. Das kommt aber immer wieder vor, denn trotz großer Erfahrung und auch Qualifikation der Mitarbeiter kann es passieren, dass Fehler gemacht werden.

Das Standard Operating Procedure oder kurz SOP ist ein Verfahren, das verhindern soll, dass Mitarbeiter in einem Unternehmen Fehler machen. SOP und Trainingsmanagement haben sich zu bewährten Mitteln entwickelt, die den betriebswirtschaftlichen Arbeitsprozess erleichtern, aber leider lassen sich SOP und Trainingsmanagement nicht in allen Bereichen und Branchen anwenden.

Wie funktioniert SOP?

Auch immer wiederkehrende Arbeitsabläufe können perfektioniert werden. Das mag vielleicht komisch klingen, denn wer jeden Tag der gleichen Tätigkeit nachgeht, der sollte die Abläufe praktisch „im Schlaf“ kennen. Aber genau hier lauern die Gefahren, denn wenn eine Tätigkeit immer den gleichen Ablauf hat, dann schleichen sich schneller Fehler ein als bei einer abwechslungsreichen Tätigkeit, die immer wieder andere Anforderungen stellt. Routine ist eine große Gefahr und mit SOP und Trainingsmanagement wird diese Routine immer wieder auf den Prüfstand gestellt, denn es gibt immer wieder Dinge, die übersehen werden.

SOP ist daher von der Erstellung bis hin zur Einführung mit den immer gleichen Schritten verbunden und beginnt mit einer ausführlichen Dokumentation, in der zum Beispiel ein bestimmter Ablauf bis ins kleinste Detail beschrieben wird. Dann folgt eine Prüfung durch eine zweite Person, die die erforderlichen Dokumente unterschreibt, bevor es dann zu den angewandten Kriterien, zur Information und zur Schulung der Mitarbeiter kommt, die nach bestimmten Standards arbeiten müssen. SOP ist immer ein ganzheitliches Konzept, das in turnusmäßigen Abständen aktualisiert werden muss. Die Dokumente, die die Arbeitsabläufe und Arbeitsprozesse beinhalten, werden den Mitarbeitern an die Hand gegeben und das macht es leichter, keine Fehler mehr zu machen.

Warum ist SOP so wichtig?

SOP und Trainingsmanagement sind für viele Branchen und Arbeitsbereiche unverzichtbar. Wenn es um exaktes Arbeiten geht, dann wird das beste Ergebnis immer mit standardisierten Abläufen erzielt. Es gibt viele Bereiche, wo ein Arbeiten ohne SOP zu einem Risiko werden kann, so zum Beispiel in der Pharmaindustrie, wo Standards eine sehr große Rolle spielen. Das Gleiche gilt auch und im Besonderen für klinische Studien, denn hier ist es sehr wichtig, dass beispielsweise die Probanden, die an einer Studie teilnehmen, immer auf die gleiche Art und Weise behandelt werden. Geschieht das nicht, dann kann eine teure Studie im schlimmsten Fall wertlos werden.

Grundsätzlich gilt, wenn es um Arbeitsanleitungen für die Durchführung von klinischen, naturwissenschaftlichen oder auch epidemiologischen Studien geht, dann ist SOP ein unverzichtbares Instrument, das Genauigkeit garantiert. SOP und Trainingsmanagement finden aber auch in anderen Bereichen, wie zum Beispiel beim Militär Anwendung, denn hier geht es immer um das exakte Einhalten von bestimmten Standards. Auch im militärischen Bereich müssen die Mitarbeiter immer wieder informiert und geschult werden, um Fehler zu vermeiden, die unter Umständen schwerwiegend sein können.

Mit der richtigen Software SOP-Dokumente verwalten

SOP ist ein bürokratischer Vorgang, dessen Dokumente penibel geordnet verwaltet werden müssen. Die SOP und Trainingsmanagement Software DHC VISION bietet eine sehr gute Möglichkeit, SOP-Dokumente sicher, transparent und übersichtlich aufzubewahren. Die Software macht es außerdem möglich, alle wichtigen Dokumente schnell abzurufen, sodass aktuelle Daten immer dann vorliegen, wenn sie gebraucht werden. Solide Systeme wie das Closed-Loop-System machen den Prozess, den die Daten durchlaufen, leicht verständlich, was unter anderem auch für alle kaufmännischen Bereiche eine große Hilfe ist.

In einem Closed-Loop-System durchlaufen alle Prozesse und Daten einen Kreislauf, der mit dem sogenannten Front Office beginnt. Dort werden zunächst alle relevanten Daten gesammelt und anschließend generiert. Im zweiten Schritt werden die geschäftlichen Prozesse mit dem Back Office verknüpft, in dem sich unter anderen auch die Buchhaltung befindet. Zwischen Front Office und Back Office gibt es einen dritten Bereich, das sogenannte analytisch-strategische Segment. Hier werden die Daten aus den einzelnen Geschäftsprozessen in einem speziellen Analyseverfahren extrahiert und für weitere Aktivitäten bereitgestellt.

Einfach für die Mitarbeiter

Wie bereits erwähnt, kommt es beim SOP darauf an, dass Fehler vermieden werden sollen. Das Closed-Loop-System ist daher ein solides Fundament, denn es stellt zum Beispiel den Mitarbeitern, die im Front Office arbeiten, alle notwendigen Tools zur Verfügung, mit denen sie sicher und einfach arbeiten können. Wenn das System funktioniert, dann wird es zu einem Kreislauf, der als „Closed-Loop“ bezeichnet wird, also ein geschlossener Kreislauf, der sicherstellt, dass alle anfallenden Arbeiten immer wieder fehlerfrei durchgeführt werden können. Nur mit der passenden Software kann ein Unternehmen mit SOP arbeiten, denn ein wirklich gutes Qualitätsmanagement muss von Anfang an störungsfrei funktionieren.

Für die Mitarbeiter ist es einfach, mit dem System zu arbeiten, sich zu vernetzen und alle wichtigen Daten und Dokumente immer wieder auf einen aktuellen Stand zu bringen.

Wie funktioniert ein Workflow?

Auch ein Workflow ist ein präziser Arbeitsablauf, der mit der entsprechenden Software, ein wichtiger Baustein im SOP sein kann. Mit einem Workflow werden Arbeitsabläufe strukturiert und gezielt gesteuert. Geschäftsprozesse, an denen viele Mitarbeiter in unterschiedlichen Abteilungen beteiligt sind, können so informationstechnisch realisiert werden. Dabei stehen die einzelnen Aktivitäten des Workflows stets in einem logischen Zusammenhang und in einer exakten zeitlichen Abfolge zueinander.

Vereinfacht ausgedrückt beschreibt ein Workflow den genauen Ablauf eines Vorgangs, einen Prozess, der sich auch im SOP immer wieder findet. Gesteuert wird der Workflow durch ein entsprechendes Management System und diese Systeme sind sehr kompakt, wie SOP auch. So umfassen sie unter anderem die automatische Koordination und die Kontrolle von geschäftlichen Prozessen. Diese Geschäftsprozesse werden dann sowohl modelliert, als auch implementiert und ausgeführt. Analyse und Planung gehören zum Workflow ebenso wie das passende Design, die Konstruktion und die Administration, zudem können bestimmte Abläufe simuliert werden, wenn sie noch im Entwurfsstadium sind. Auf diese Weise wird verhindert, dass die Mitarbeiter keine Fehler mehr machen, wenn diese Abläufe später in das System eingebaut werden.