Zahlreiche Vorgänge im unternehmerischen Alltag basieren auf elektronischen Dokumenten. Dazu gehören beispielsweise Textdateien, Präsentationen und Tabellenkalkulationen. Der effiziente Einsatz derartiger Unterlagen setzt ein Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) voraus.
Das System unterstützt gezielt den geschäftsrelevanten Umgang mit Dokumenten über die unterschiedlichen Kommunikationskanäle. Mit Dokumentenmanagementsystemen koordinieren Unternehmen den Einsatz und den Vertrieb von Dokumenten jeglicher Art über deren gesamten Lebenszyklus.
Dementsprechend deckt ein DMS ganzheitlich den Prozess über die Entstehung, die Überarbeitung und den Vertrieb bis zur Vernichtung von Unterlagen ab. Die zugehörigen Funktionalitäten beziehen sich überwiegend auf Dokumente in elektronischer Form. Folglich kam die Nachfrage nach DMS-Lösungen im Zuge der Digitalisierung auf. Als Unternehmen ihre ursprünglich papiergebundenen Unterlagen digitalisierten, zeichnete sich der Bedarf an einer datenbankgestützten Verwaltung ab.
Überblick über elektronische Unterlagen
Moderne Dokumentenmanagementsysteme bieten zahlreiche Funktionen, um den Einsatz elektronischer Unterlagen im Unternehmensalltag effizient zu gestalten. Die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse sehen den Einsatz oder die Kommunikation von Dokumenten vor. Darunter befinden sich unter anderem die nachfolgend aufgelisteten Dateiarten:
- Textdokumente,
- Tabellenkalkulationen,
- Grafiken,
- Präsentationen,
- Formulare,
- Videos,
- Audiodateien,
- Programmiervorlagen jeglicher Art für die Produktion.
Neben dem Dateiformat unterscheiden DMS-Programme die zu speichernden Dokumente nach dem Verwendungszweck. Diesbezüglich nehmen kaufmännische Unterlagen einen wichtigen Stellenwert ein. Darunter fallen etwa Belege, Briefe, Verträge oder Geschäftsinformationen. Es existieren strenge gesetzliche Vorgaben hinsichtlich der Archivierung derartiger Dokumente. Im weiteren Verlauf werden die wichtigsten Funktionalitäten eines Dokumentenmanagementsystem erklärt.
Zeitersparnis bei der Dokumentensuche dank Klassifizierungssystemen
DMS-Lösungen bauen auf Datenbank- und Server-Infrastrukturen auf. Die Systeme erlauben es autorisierten Nutzern, Dokumente abzulegen, zu bearbeiten, zu teilen und zu archivieren. Der Zugriff seitens der Benutzer läuft über installierte Programme, Laufwerke oder browserbasierte Webapplikationen ab. Die relevanten Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems beginnen bei der Erfassung und Archivierung von Dokumenten.
Das Programm erfasst sämtliche bereits existierenden sowie die neu eingehenden Unterlagen, um sie anschließend zentral zu speichern. Die Erfassung elektronischer Dokumente findet automatisch oder durch den Nutzer statt. Bei papiergebundenen Unterlagen bedarf es eines manuell initiierten Scanvorgangs. In der Regel arbeiten die Programme für die strukturierte Archivierung mit Klassifizierungssystemen. Das reduziert den Suchaufwand und geht mit einer erheblichen Zeitersparnis einher.
Automatische Schlagwort-Erkennung dank Textanalyse
In dieser Hinsicht kommen bevorzugt Verzeichnisse zum Einsatz, die mit einheitlichen Schlagworten und Metadaten arbeiten. Solche Systeme ordnen jedem gespeicherten Dokument geeignete Begriffe zu. Moderne Lösungen verfügen über eine automatische Texterkennung. Dadurch analysiert die Software selbstständig das Dokument und identifiziert aus dem Inhalt die passenden Schlagworte. Somit entfällt die manuelle Verschlagwortung seitens des Anwenders. Später finden andere Angestellte durch die Eingabe des zugehörigen Schlagworts das gewünschte Dokument sofort.
Hohe Prozessabdeckung und Automatisierung dank DMS
Professionelle Dokumentenmanagementsysteme dienen als Workflow-Instrument. Sie decken alle relevanten Geschäftsprozesse ab. Dank des hohen Automatisierungsgrads bieten sie eine effiziente und reibungslose Abwicklung. Dafür bieten die Lösungen häufig Schnittstellen, um automatisch Vorgänge aus anderen Systemen wie dem ERP-Programm zu übernehmen. Die Überwachung von Wege- und Liegezeiten sowie weiteren Fristen erledigt ebenfalls die Software. Derartige automatisierte Funktionen reduzieren deutlich den gesamten Bearbeitungsgang eines Dokuments. Sie entlasten folglich die Mitarbeiter. Hinzu kommt die unkomplizierte Bearbeitung und Verteilung der Dateien über das DMS. Mittels Zugriffs- und Bearbeitungsrechten stellt das Programm sicher, dass ausschließlich berechtigte Nutzer die Unterlagen einsehen oder verändern.
Ortsunabhängiger Zugriff auf gespeicherte Dokumente
Aufgrund der Digitalisierung verteilen sich die zu verwaltenden Dokumente auf die unterschiedlichsten Programme, Laufwerke und Speicherorte. Dadurch geht ohne DMS-Lösung zwangsläufig der Überblick verloren. Dagegen stehen mit einem Dokumentenmanagementsystem alle wichtigen Informationen zentral und gesammelt zur Verfügung. Darüber hinaus ermöglicht ein DMS-Programm den orts- und geräteunabhängigen Zugriff auf benötigte Unterlagen. Folglich fördern professionelle Lösungen den flexiblen und mobilen Charakter der heutigen Arbeitswelt.
Nicht zuletzt unterstützt das DMS die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Dabei berücksichtigt das Programm die Anforderungen hinsichtlich der sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung“. Zudem entsprechen aktuelle Lösungen den Vorgaben der DSGVO im Hinblick auf die Verarbeitung personenbezogener Daten.
